Prejsť na navigáciu

HOME OFFICE podľa CDP, alebo ako sa pozeráme na fenomén týchto dní

V dnešných „karanténnych“ dňoch je hlavnou úlohou zamestnávateľov, udržať svojich zamestnancov zdravých a tým zabezpečiť podľa možností plynulé fungovanie spoločností. V tomto článku vám v troch bodoch poradíme, ako urobiť z home office efektívny nástroj firemnej prevádzky. 

Ako byť pomocou home office dokonca efektívnejší ako doteraz

Nutnosť adaptovať sa na home office sa týka tak výrobných podnikov, ako aj obchodných spoločností, či organizácií poskytujúcich služby.

Väčšina spoločností potrebuje pre svoje fungovanie administratívne oddelenia ako obchod, logistika, financie. Jednoducho ľudí, ktorých prítomnosť nie je nevyhnutná pri výrobnom stroji alebo pri osobnom styku so zákazníkmi v predajniach. Táto „administratíva“ však potrebná na zabezpečenie toku tovarov, informácií, faktúr, platieb a pod., čím udržuje podniky v potrebnom chode.

Veľkou výhodou týchto „administratívnych“ profesií, je schopnosť vykonávať svoju prácu aj vzdialene - z domu, teda bez nutnosti jej prítomnosti na pracovisku.

V našej spoločnosti sme pristúpili k tomuto opatreniu okamžite po vypuknutí nákazy koronavírusu a naši kolegovia z obchodného, technického, ekonomického a marketingového oddelenia začali svoje pracovné povinnosti vykonávať na diaľku z domu. Po dvoch týždňoch tohto výnimočného stavu môžeme konštatovať, že sa nám home office osvedčil. Všetci pracovníci sú zdraví a výsledky práce ukazujú dokonca vyššiu efektivitu.

A to je aj dôvod, prečo sa chceme s týmito pozitívnymi skúsenosťami podeliť s vami, našimi existujúcimi prípadne budúcimi zákazníkmi.

3 body k úspešnému home office

Aké sú teda podľa našich skúseností základné podmienky, aby to dobre fungovalo aj z domu? Rozdelili sme ich do troch bodov:

1/ Prvým predpokladom je nástroj, zariadenie, na ktorom sa dá práca na diaľku vykonávať a samozrejme prístup na internet.

U zamestnancov, ktorí majú notebook je to jednoduchšie, u tých, ktorí používajú v práci klasický stolný počítač, je to komplikovanejšie. Preto spoločnosť svojim zamestnancom zabezpečuje nový notebook, alebo môže využiť vlastné zariadenia zamestnanca (domáce PC, domáci notebook). V niektorých prípadoch je potrebné zabezpečiť aj mobilný telefón, externý monitor, tlačiareň atď.

2/ Ak už zamestnanec zariadenia má, je potrebné zabezpečiť, aby software a podnikové aplikácie, ktoré bežia v rámci podniku, a s ktorými daný človek bežne pracuje, boli dostupné aj na tomto zariadení (počítači) a boli plne funkčné.

To znamená, aby bežali plynule, nemali dlhé odozvy, boli stabilné a samozrejme bezpečné. Nezabúdajme že okrem koronavirusu, stále vyčíňa ramsomware a iné PC vírusy, ktoré vedia odstaviť fungovanie spoločnosti aj na niekoľko dní.

Tu má IT oddelenie viacero možností ako takéto „doručenie“ podnikových aplikácií, resp. „napojenie“ domáceho užívateľa na podnikovú sieť zabezpečiť.

  • na úrovni podnikových firewallov je to vytvorenie tzv. VPN tunela, ktorý zabezpečí bezpečné šifrované napojenie priamo na podnikové servery a podnikové aplikácie.
  • na serverovej úrovni sú k dispozícii terminálové služby (Microsoft RDS). V tomto prípade podnikové informačné systémy, ktoré prenášajú veľké objemy dát na lokálne PC sú spúšťané v terminálovom serveri, kde sa vykonávajú všetky dátové operácie a na vzdialený počítač sa prenáša iba pracovná plocha.
  • prípadne je možné tzv. security gateway  vytvoriť pre užívateľa virtuálne PC priamo na podnikovom serveri a zamestnanec sa na svoje PC bezpečne pripojí z domáceho zariadenia, podnikového zariadenia, či dokonca z mobilného telefónu a takto na diaľku obsluhuje aplikácie vo svojom virtuálnom počítači. 

3/ Posledným, ale rovnako dôležitým bodom fungujúceho homeoffice je zabezpečenie sociálnych a pracovných väzieb zamestnancov, teda zabezpečenie vzájomnej komunikácie a informovanosti.

V tomto prípade je potrebné si uvedomiť, že zamestnanci v rámci jedného oddelenia sa spolu často zhovárajú, pomáhajú si, radia sa. Táto činnosť je nevyhnutná pri efektívnej práci. A hoci človek už má zabezpečené technické prostriedky, aby mohol svoju prácu vykonávať, je potrebné mu zabezpečiť aj komunikačný nástroj, ktorý mu umožní efektívne spolupracovať s kolegami a kolegyňami.

Jedným z takýchto komplexných nástrojov je Microsoft TEAMS, kde ľudia okamžite vidia, či je kolega dostupný. Vedia mu cez túto aplikáciu zatelefonovať, spustiť videohovor, vytvoriť poradu viacerých kolegov, chatovať, zdieľať vlastné obrazovky, zdieľať dokumenty, plánovať úlohy atď.

Vďaka tomuto nástroju sú naši zamestnanci v neustálom kontakte, zúčastňujú sa pravidelných aj nepravidelných porád a vedia pohotovo reagovať na rôzne neštandardné situácie. Dávnejšie sme dokázali vďaka MS TEAMS nahradiť osobné rokovania s partnermi.

Úvodná prevádzka je možná aj s minimálnymi nákladmi

Dnes sa opäť ukazuje, aké dôležité sú pre spoločnosti informačné technológie. Tie spoločnosti, ktoré majú nasadené služby ako Office 365, prípadne virtualizované desktopy, dokážu do tohto nového pracovného procesu veľmi jednoducho nabehnúť a zabezpečiť tak svoje plynulé fungovanie.

Je pozitívne, že aj svetoví výrobcovia softwaru ako Microsoft, Cisco, či VMware, v týchto dňoch ponúkajú svoje produkty podporujúce prácu z domu na prechodné obdobie zdarma, čim umožňujú IT oddeleniam okamžite zareagovať na vzniknutú situáciu, hoci nemali investície do týchto technológií naplánované.

Radi by sme svojimi službami a vedomosťami prispeli k zabezpečeniu funkčného homeoffice vo vašej spoločnosti aj my v CDP. Preto budeme radi, ak sa obrátite na našich konzultantov, ktorí vám budú nápomocní v úspešnom nasadení týchto technológií.

 

mosor

 

 TVORÍME RIEŠENIA PRE VÁS A S VAMI

 Branislav Kučerka 

 Obchodný riaditeľ CDP, spol. s r.o.