Nástroje, ktoré používame na tímovú prácu

Komunikácia je jedna z najdôležitejších veci v práci tímov, bez ohľadu na to, či sa jedná o prácu online, alebo v office. Trendy v transformácii práce inšpirujú producentov softvéru ku tvorbe čoraz dokonalejších komunikačných nástrojov na uľahčenie a skvalitnenie tímovej práce.

V tomto článku vám priblížime, ako na rýchle a bezpečné zdieľanie dôležitých informácii v CDP používame firemnú platformu Microsoft 365 a jej komunikačné nástroje.

Teams 

Máme rýchlu otázku na kolegu, ale nechceme ho rušiť volaním, alebo osobne? Chceme mu nechať písaný odkaz, ktorý môže počkať na jeho reakciu? Organizujeme schôdzku pre kolegov, workshop, briefing, ale nie všetci sme / musíme byť prítomní v office? Vymieňame si súbory, obrázky, dáta ohľadom projektov?

Používame Microsoft Teams, ktorý nám poskytuje textový komunikátor, video hovory, hlasové hovory, dátové úložisko, kalendár prepojený s Outlookom.

Outlook

Túto aplikáciu poznáme predovšetkým ako nástroj na emailovú komunikáciu a organizáciu pracovného (a súkromného) času, pomocou kalendára. Vďaka definovaným politikám v AD, emailmi sme schopní komunikovať v rámci záujmových, alebo patričných skupín, ako sú "obchod", "info", "servis" a iné. Zdieľané kalendáre nám vedia priblížiť ako sú na tom s časom naši kolegovia a kedy ich môžeme požiadať o spoluprácu zaslaním meeting request-u. V žiadosti určíme či sa jedná o osobne stretnutie, alebo online meeting (znovu Teams). 

Cez Outlook si zadávame úlohy a sledujeme ich plnenie. Outlook je prepojený s ďalšou Microsoft 365 aplikáciou - To Do.

To Do

To Do sme začali používať až keď nás pandémia donútila pracovať z domu. Aplikácia slúži na zadávanie, evidovanie a určenie priorít v zadaných úlohách a perfektnú organizáciu dennej práce (My Day). Prišli sme na to, že z aplikácie To Do dokážeme jednoducho reportovať nadriadenému denne odvedenú prácu, čo je veľmi šikovná pomôcka.

One Drive

V CDP je pre členov jednotlivých projektových tímov kľúčová ľahká dostupnosť aktuálnych informácii o projekte, na ktorom pracujú. Rovnako tak potrebujú zdieľať projektovú dokumentáciu, tvorenú pred a počas realizácie projektu. Presne za takým účelom naši kolegovia používajú cloudové úložisko One Drive, ktoré je ideálne integrované do Microsoft 365 a prepojené s Teams a Sharepoint. Takto jednoducho dokážu priamo zo spomínaných aplikácii zálohovať dokumenty, fotografie a iné dáta do veľkosti 100 GB , ktoré potrebujú navzájom zdieľať a synchronizovať. 

Sharepoint

Nedá sa povedať, že v CDP intenzívne pracujeme na portálových aplikáciách postavených na Sharepointe. Ale jedna z nich nám denne zefektívňuje prácu a poskytuje užívateľský komfort. Jedná sa o aplikáciu Dochádzka, ktorá vynikajúcim spôsobom nahradila dochádzkový zošiť a papierové žiadanky o služobné cesty a neprítomnosti v práci. Maličkosť, ale poteší. 

Yammer

Existuje predsa aplikácia, ktorú používame na tímovú prácu, iba trochu inak, ako sme si pôvodne predstavovali. Yammer je istá obdoba Facebooku, ktorú sme si zvolili ako CDP Intranet. Máme tam vytvorené skupiny ako Sales, Marketing, Technologies, The Social Network a iné. Aplikácia, napriek pôvodnému zámeru a snahe o chatovanie ohľadom zdieľaných informácii, slúži predovšetkým ako firemná nástenka. Možno preto, že na chatovanie radšej používame Teams.