Ako šéfovi vysvetliť IT potreby

Pozícia IT manažéra v malých a stredných slovenských podnikoch býva málokedy patrične doceňovaná. Napriek tomu, že ide o dôležitú rolu, v podstate zabezpečujúcu fungovanie firmy, stretávajú sa SK ITčkári s nepochopením. Predovšetkým zo strany vedenia firmy.

Osoba, ktorá rozhoduje peniazoch a obvykle je to finančný riaditeľ, generál, alebo sám majiteľ firmy (tzv. Decision Maker - DM) má za úlohu udržať investície pod kontrolou. Preto, keď príde na diskusiu o potrebe nákupu IT, stretnú sa ITčkár, ktorý rozumie potrebám investovania do technológii a bezpečnosti, a DM, ktorý potreby IT vníma najmä ako nákladovú položku („nutné zlo“). Preto sa stáva, že ročný rozpočet na IT v menších podnikoch, ak sa vôbec nejaký robí, býva poddimenzovaný.

1. Hovorte jeho rečou

Niektorí ITčkári si opatrne pýtajú peniaze na IT, akoby by si ich pýtali pre vlastnú potrebu. Tým ale nevedome vytvárajú dojem o nízkych nárokoch na fungovanie a bezpečnosť IT, čím sa nechtiac podceňujú obrovské riziká.

DM rozmýšľa v číslach, zaujíma ho iba to, koľko čo bude stáť. Hovorte s ním jeho rečou.

Spomeňte finančné dopady možného poklesu produkcie, z dôvodu nefunkčnej IT infraštruktúry. Hasenie vzniknutých problémov a rýchle nákupy v dôsledku naliehavej situácie zaťažia firemný rozpočet oveľa viac ako plánované nákupy.

Takémuto jazyku bude rozumieť.

2. Plánujte vopred

"Ešte nejaký čas to vydrží ... nám sa to nestáva" ... a problémy sa iba nabaľujú a fungovanie firmy je z pohľadu IT infraštruktúry ohrozené.

Keď musíte urgentne riešiť vzniknuté problémy s IT, dostávate sa pod tlak ako „zaplátať“ diery s tým málom, čo v tom okamihu mate k dispozícii. Dobrý ITčkár už v predstihu vie, čo by v nasledujúcom období v podnikovej IT infraštruktúre bolo potrebné kúpiť alebo obmeniť.

Koniec roka je ideálnou príležitosťou aby ste si dali schváliť potrebný IT rozpočet.

Doprajte dostatok času DM-u na zváženie vašich požiadaviek a sebe na správnu argumentáciu. Minimálne sa vyhnete obvineniam, že ste váš podnik o IT potrebách včas neinformovali.

3. Rozprávajte o svojej práci

Aj keď DM informačným technológiám nerozumie tak, ako im rozumiete vy, nie je dôvod nepokúsiť sa vysvetliť mu aspoň základné veci. Rátajte s tým, že málokto vám (okrem ITčkára) bude rozumieť tak, ako by ste si predstavovali. Ale otvorí to možno dvere k ďalšej efektívnej komunikácii.

Ak DM pochopí váhu vašej práce, bude ju inak vnímať a bude si ju viac vážiť.

Ktovie, možno sa „nutné zlo“ časom začne javiť ako neodmysliteľná potreba fungovania spoločnosti.

4. Porovnávajte hodnoty výdavkov

Ak sami váhate, či vám ten stres z "drancovania" prostriedkov na IT stojí za to, skúste sa zamyslieť, či niektoré iné firemné investície majú väčší význam pre jej fungovanie.

Priemerná hodnota menšieho projektu obnovy podnikového DC je 50 tisíc EUR. Podobnú cenu má manažérsky automobil (prémiovej značky). Obvykle ide o päť-ročnú investíciu.

Do čoho sa podľa vás, viac oplatí investovať?

Pozor, touto argumentáciou by ste nadriadených mohli naštvať. Táto rada slúži na to, aby ste si uvedomili naozajstné firemné hodnoty. O to ľahšie si bude presádzať tie správne veci.

5. Požiadajte IT partnera a dodávateľa o pomoc

Pri argumentácii s DM o nutnosti investície do nových technológii vám môže pomôcť váš IT partner.

Dodávateľ IT riešení má takéto argumentácie s DM takmer na dennom poriadku a je schopný jasne a zrozumiteľne komunikovať IT potreby vášho podniku. Môže vypracovať prezentáciu opodstatnenosti investícii, alebo poslať na stretnutie odborného konzultanta, ktorý má takéto debaty v malíčku.

Požiadajte svojho partnera o pomoc pri presádzaní vašich IT potrieb na stretnutí s DM.

Odpadne vám tým nepríjemná povinnosť argumentácie.

Dobrého IT partnera spoznáte aj podľa toho, že vám sám navrhne pomoc pri komunikácii s DM.